Start u samen met een of meer partners een bedrijf, dan is de vennootschap onder firma vaak de eerste keuze. Een vof schrijft u zelf in bij de KvK, zonder notaris. In deze blog leest u welke stappen u zet, wat het kost en welk adres u voor de vof opgeeft.
Hoe schrijft u een vof in bij de KvK?
De inschrijving bereidt u online voor. Een van de vennoten logt in met DigiD en vult het inschrijfformulier in. Die vennoot is ook het aanspreekpunt voor de KvK als er vragen zijn. Bespreek vooraf met elkaar de startdatum, de bedrijfsnaam, de activiteiten en het adres van de vof. Voor elke vennoot die als persoon meedoet, heeft u het burgerservicenummer nodig.
Na het invullen controleert u de gegevens en maakt u online een afspraak bij een KvK-kantoor naar keuze. Dat mag ook een kantoor buiten uw eigen regio zijn. Alle vennoten die als persoon worden ingeschreven, gaan mee naar die afspraak, ieder met een geldig identiteitsbewijs. Tijdens de afspraak loopt een medewerker de gegevens met u na. Ook de UBO’s worden dan vastgelegd: de mensen die uiteindelijk eigenaar zijn of de beslissingen nemen. Zonder die gegevens schrijft de KvK de vof niet in.
Wat kost het om een vof in te schrijven?
De kosten vallen mee. U betaalt de KvK een eenmalige inschrijfvergoeding van 85,15 euro (bedrag 2026, wordt elk jaar aangepast). Die vergoeding is fiscaal aftrekbaar en de factuur krijgt u per e-mail. Een notaris is bij een vof niet nodig, en u hoeft ook geen minimumbedrag in te brengen om te starten.
Wel verstandig is een vof-contract, ook wel samenwerkingscontract genoemd. Daarin legt u vast wie wat inbrengt, hoe u de winst verdeelt en wie namens de vof mag tekenen. Dat contract is niet verplicht. U kunt het zelf opstellen of laten maken door een advocaat of notaris. Houd daarnaast rekening met eHerkenning, die u nodig heeft voor onder meer de btw-aangifte, en met de kosten van uw adres als de vof niet bij een van u thuis komt te staan.
Wanneer schrijft u de vof in?
U schrijft de vof in rond de dag dat u begint met uw bedrijfsactiviteiten: vanaf een week voor de startdatum tot een week erna. Op de afspraak krijgt u dan direct het KVK-nummer mee.
Wilt u het eerder geregeld hebben, dan kunt u tot drie maanden voor de startdatum langskomen voor de controle. Het KVK-nummer krijgt u in dat geval per post in de week van uw startdatum. Een afspraak plant u maximaal acht weken vooruit. Soms kan inschrijven ook al in de voorbereidingsfase, bijvoorbeeld als u een bedrijfspand wilt huren of vergunningen aanvraagt.
Na de inschrijving geeft de KvK uw gegevens door aan de Belastingdienst. U hoeft zich daar niet apart te melden. Binnen twee weken na de startdatum krijgt u een brief van de Belastingdienst.
Welk adres geeft u op voor de vof?
Elke vof heeft in het Handelsregister een bezoekadres, ook wel vestigingsadres. Dat moet een echt adres zijn waar de vof gevestigd en bereikbaar is. Een postbus mag niet. Daarnaast kunt u een apart postadres opgeven, het adres waar de post van de vof naartoe gaat. Omdat een vof twee of meer vennoten heeft, is de keuze lastiger dan bij een eenmanszaak. Dit zijn de drie gangbare opties:
| Woonadres van een vennoot | Eigen kantoor | Gehuurd zakelijk adres | |
|---|---|---|---|
| Geschikt als vestigingsadres | Ja | Ja | Ja, met een huurovereenkomst die aan de KvK-eisen voldoet |
| Openbaar in het Handelsregister | Ja, het huisadres van die vennoot | Het kantooradres | Het zakelijke adres |
| Afschermen mogelijk | Alleen bij dreiging | Niet nodig | Niet nodig |
| Kosten | Geen extra kosten | Huur, energie en inrichting | Vast bedrag per maand |
| Post | Bij een vennoot thuis | Op kantoor | Gescand en per e-mail |
| Als een vennoot verhuist of uitstapt | Adres van de vof moet mogelijk mee | Adres blijft gelijk | Adres blijft gelijk |
Waarom het woonadres van een vennoot vaak niet handig is
Veel vof’s beginnen aan de keukentafel van een van de vennoten, en dat adres komt dan in het register. Het woonadres van de vennoten als persoon schermt de KvK al af. Maar staat de vof op dat adres ingeschreven, dan is het wel het openbare bezoekadres van de vof. Iedereen die de vof opzoekt, ziet dan waar die vennoot woont.
Bij een eenmanszaak kunt u het bezoekadres laten afschermen. Bij een vof kan dat alleen als er sprake is van dreiging, en ook dan moet er een openbaar postadres in het register komen. Hoe dat werkt, leest u op onze pagina over KvK adres afschermen.
Daar komt bij dat een vof uit meerdere mensen bestaat. Verhuist de vennoot op wiens adres de vof staat, of stapt die vennoot uit, dan moet ook het adres van de vof worden gewijzigd. En de post komt bij een van u binnen, terwijl iedereen hem moet kunnen lezen. Een gezamenlijk vestigingsadres voor de KvK lost dat op. Het adres blijft staan, wie er ook verhuist, en met digitale postverwerking krijgt u de post gescand per e-mail, zodat u hem makkelijk met uw vennoten deelt.
Vof-contract en aansprakelijkheid: wat regelt u vooraf?
Neem het vof-contract mee naar de afspraak. Sommige afspraken, zoals wie tekenbevoegd is, legt de KvK vast in het Handelsregister. Zakenpartners kunnen die dan ook zien. Maakt u geen contract, dan is elke vennoot volledig tekenbevoegd en kan iedereen namens de vof afspraken maken. Een contract mag u ook later nog doorgeven.
Bespreek ook de aansprakelijkheid. In een vof is iedere vennoot volledig aansprakelijk voor de schulden van de vof, ook als een andere vennoot die schulden heeft gemaakt. Is het vermogen van de vof niet genoeg, dan kan een schuldeiser naar het privévermogen van elke vennoot. Twijfelt u daarom nog over de rechtsvorm, lees dan ook onze blog over een bv inschrijven bij de KvK. Heeft een van de vennoten een uitkering, bespreek de plannen dan eerst met het UWV of de gemeente.
Veelgestelde vragen over vof inschrijven bij de KvK
Moeten alle vennoten mee naar de KvK?
Ja. Alle vennoten die als persoon worden ingeschreven, komen mee naar de afspraak en nemen een geldig identiteitsbewijs mee.
Kan ik de vof inschrijven voor mijn vennoot?
Alleen een vennoot kan de inschrijving doen. U mag een ander helpen met het formulier, maar het inloggen met DigiD doet een vennoot zelf.
Kan een vof één eigenaar hebben?
Nee. Een vof is een samenwerking van minstens twee vennoten. Start u alleen, dan kiest u bijvoorbeeld voor een eenmanszaak.
Mag de vof op een postbus staan?
Als bezoekadres niet: de KvK accepteert geen postbus als vestigingsadres. Als postadres mag een Nederlandse postbus wel. Wilt u alleen de post op een zakelijk adres laten binnenkomen, lees dan meer over het KvK postadres.
Moet ik de vof ook aanmelden bij de Belastingdienst?
Nee. De KvK geeft uw gegevens door. Binnen twee weken na de startdatum krijgt u een brief van de Belastingdienst.
Kan het adres van de vof later nog wijzigen?
Ja. Een adreswijziging geeft u door aan de KvK, en daar zijn geen kosten aan verbonden. In onze blog over adres wijzigen bij de KvK leest u hoe dat gaat.
Zoekt u een gezamenlijk adres voor uw vof?
Lees wat een vestigingsadres voor de KvK inhoudt, bekijk hoe digitale postverwerking werkt of vergelijk direct de tarieven.
