Digitale postverwerking: uw zakelijke post digitaal ontvangen

Hoe werkt digitale postverwerking?

Een deel van uw zakelijke post komt al digitaal binnen, bijvoorbeeld per e-mail of in een online berichtenbox van een instantie. Toch sturen veel organisaties nog steeds brieven op papier. Denk aan brieven van instanties, facturen van leveranciers of post van uw verzekeraar. Digitale postverwerking zorgt dat ook die papieren post digitaal bij u terechtkomt.

In het algemeen gaat het zo:

1. Uw post komt binnen op een vast zakelijk adres in plaats van bij u thuis.
2. De post wordt daar ontvangen en gescand.
3. U krijgt de scan digitaal, bijvoorbeeld in uw e-mail.
4. U leest de post waar u ook bent en verwerkt hem in uw administratie.

Voor wie is digitale postverwerking handig?

Digitale postverwerking past vooral bij ondernemers die niet elke dag op dezelfde plek werken. Bijvoorbeeld als u:

• thuis werkt, maar uw woonadres niet als bedrijfsadres wilt gebruiken;
• vaak onderweg bent of een tijd in het buitenland werkt;
• geen eigen kantoor heeft en toch een vast zakelijk adres wilt;
• uw administratie liever digitaal bijhoudt dan in ordners;
• zakelijke en privépost niet meer door elkaar in één brievenbus wilt.

Papieren post thuis of digitale postverwerking

Digitale postverwerking met een zakelijk adres

Bij Zakelijkadres.nl is digitale postverwerking onderdeel van uw zakelijk adres. Uw post wordt wekelijks gescand en naar uw e-mail gestuurd. Uw post wordt daarbij geopend en als PDF-bestand naar uw e-mailadres gestuurd, terwijl pakketten niet kunnen worden aangenomen. Daarnaast krijgt u meer dan alleen een adres voor post:

• een huurovereenkomst die is ingericht volgens de eisen van de KvK;
• een adres dat u kunt gebruiken als bezoekadres en als postadres;
• een balie die instanties voor u opvangt;
• de mogelijkheid om permanent een bureau te gebruiken;
• een abonnement dat maandelijks opzegbaar is.

Levert u de gevraagde gegevens snel aan, dan heeft u de huurovereenkomst meestal binnen 24 uur. Wilt u het adres alleen voor uw post gebruiken? Lees dan meer over een KvK-postadres. Wilt u uw bedrijf ook op dit adres inschrijven? Dan leest u op de pagina vestigingsadres voor de KvK hoe dat werkt.

Waar let u op bij digitale postverwerking?

Niet elke aanbieder werkt op dezelfde manier. Stel uzelf daarom deze vragen voordat u kiest:

• Hoe vaak wordt de post gescand? Ontvangt u veel post met een deadline, dan wilt u weten wanneer u hem ziet.
• Hoe krijgt u de scan? Per e-mail is eenvoudig, omdat u niets extra hoeft te installeren.
• Mag het adres ook uw bezoekadres zijn? Een postbus mag bij de KvK geen bezoekadres zijn. Wilt u uw bedrijf op het adres inschrijven, dan heeft u een huurovereenkomst nodig die voldoet aan de eisen van de KvK.
• Zit u lang vast? Kijk naar de opzegtermijn, zeker als u nog niet weet hoe lang u het adres nodig heeft.

Denk ook aan uw administratie. De Belastingdienst vraagt ondernemers om hun administratie in principe 7 jaar te bewaren. Bewaar uw gescande post daarom netjes, bijvoorbeeld in uw boekhoudpakket of in een vaste map per jaar. Wilt u alleen de scans bewaren en de papieren weggooien? Lees dan eerst de regels van de Belastingdienst over het bewaren van uw administratie.

Veelgestelde vragen over digitale postverwerking

Wat is digitale postverwerking?

Digitale postverwerking betekent dat uw papieren post wordt gescand, zodat u hem digitaal ontvangt en leest. Zo ziet u uw zakelijke post ook als u niet op kantoor of thuis bent.

Hoe vaak wordt mijn post gescand bij Zakelijkadres.nl?

Uw post wordt wekelijks gescand en naar uw e-mail gestuurd. Zo leest u uw zakelijke post op uw computer of telefoon, waar u ook bent.

Kan ik het adres ook als bezoekadres bij de KvK gebruiken?

Ja. U krijgt een huurovereenkomst die is ingericht volgens de eisen van de KvK. U kunt het adres gebruiken als bezoekadres en als postadres. De huurovereenkomst heeft u meestal binnen 24 uur, als u de gevraagde gegevens snel aanlevert.

Is digitale postverwerking hetzelfde als een postbus?

Nee. Een postbus is alleen een adres voor post en mag bij de KvK geen bezoekadres zijn. Met een zakelijk adres krijgt u uw post als scan in uw e-mail en kunt u het adres ook als bezoekadres gebruiken. Meer over de mogelijkheden leest u bij zakelijk adres huren.

Kan ik mijn abonnement tussentijds opzeggen?

Ja. Het abonnement is maandelijks opzegbaar. U zit dus niet lang vast als uw situatie verandert.

Uw zakelijke post voortaan in uw e-mail?

Met een zakelijk adres komt uw post niet meer bij u thuis binnen, en leest u hem waar u ook bent. Bekijk de abonnementen en tarieven.