Verhuist uw bedrijf, of verandert alleen uw woonadres? Dan wilt u weten welk adres u bij de KvK moet aanpassen en wat u daarvoor nodig heeft. Het korte antwoord: een nieuw bezoekadres of postadres geeft u zelf online door via Mijn KVK, gratis en met DigiD. In deze blog leest u welke adressen er zijn, welk bewijs de KvK vraagt en wanneer een zakelijk adres een handige tussenstap is.
Welke adressen staan er bij de KvK?
In het Handelsregister kunnen meerdere adressen van uw bedrijf staan. Het belangrijkste is het bezoekadres, ook wel vestigingsadres of bedrijfsadres genoemd. Dat is het officiële adres van uw onderneming. Volgens de KvK is dit de plek waar uw bedrijf het werk doet en waar klanten, leveranciers of bijvoorbeeld de Belastingdienst u kunnen bezoeken. Een bezoekadres mag geen postbus zijn en moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan.
Daarnaast kunt u een apart postadres opgeven. Dat is het adres waar uw zakelijke post binnenkomt. Heeft u een tweede locatie, zoals een praktijkruimte? Dan staat die als nevenvestiging met een eigen adres in het register. Bij een adreswijziging is het dus eerst de vraag welk van deze adressen verandert.
Verandert alleen uw woonadres?
Veel zzp’ers schrijven hun bedrijf in op hun woonadres. Verhuist u privé, dan geeft u de verhuizing door aan uw gemeente. Dat is voor uw woonadres genoeg. Maar staat uw bedrijf op datzelfde adres ingeschreven? Dan verandert uw bezoekadres ook. De KvK vraagt u dat bedrijfsadres zelf door te geven, nadat de gemeente uw nieuwe woonadres heeft verwerkt.
Dit is ook een goed moment om na te denken over uw adres op lange termijn. Bij elke privéverhuizing verandert namelijk ook het adres op uw website, facturen, visitekaartjes en in Google. Met een vast zakelijk adres houdt u één adres, ook als u zelf nog een paar keer verhuist.
Zo wijzigt u uw adres in Mijn KVK
Een adres wijzigen of toevoegen regelt u zelf online. De KvK noemt drie stappen:
- Log in op Mijn KVK met uw DigiD.
- Kies het bedrijf waarvan u het adres wilt aanpassen.
- Pas het adres aan, controleer alles en verstuur de wijziging naar de KvK.
Het wijzigen is gratis. In Mijn KVK volgt u de status van uw wijziging. Staat de wijziging in het Handelsregister, dan krijgt u een brief van de KvK. Bewaar die als bewijs. Heeft u geen DigiD of wilt u Mijn KVK niet gebruiken? Dan geeft u de wijziging per post door met formulier 14 van de KvK.
Welk bewijs vraagt de KvK voor een nieuw adres?
Wijkt uw nieuwe bezoekadres af van uw woonadres? Dan moet u laten zien dat uw bedrijf dat adres echt mag gebruiken. Welk bewijs dat is, hangt af van uw situatie:
- Eigen pand: een eigendomsbewijs van het Kadaster of een kopie van de koopovereenkomst.
- Zelfstandige ruimte huren: een kopie van het huurcontract. Is de verhuurder geen eigenaar, dan vraagt de KvK extra bewijs, zoals toestemming van de eigenaar.
- Bedrijfsverzamelgebouw: een huur- of servicecontract waarin staat dat u tijdens openingstijden altijd toegang heeft tot uw werkplek.
- Adres van iemand anders: soms een toestemmingsverklaring van de huurder of eigenaar van dat woonadres.
Let op de datum: het document moet gedateerd zijn op of vóór de datum van de wijziging. Regel dus eerst uw contract en geef daarna pas de wijziging door.
Uw opties naast elkaar
Gaat u verhuizen met uw bedrijf, dan heeft u grofweg vijf mogelijkheden. De tabel laat zien wat elke keuze betekent voor uw inschrijving bij de KvK.
| Optie | Geschikt als bezoekadres? | Bewijs voor de KvK | Privéadres zichtbaar? |
|---|---|---|---|
| Nieuw woonadres | Ja | Geen, woonadres staat al in de BRP | Ja, tenzij u het bezoekadres afschermt (eenmanszaak) |
| Eigen bedrijfspand huren | Ja | Huurcontract | Nee |
| Werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw | Ja, als u er vaste toegang heeft | Huur- of servicecontract | Nee |
| Losse flexplek of vergaderruimte per keer | Nee | Niet geschikt volgens de KvK | n.v.t. |
| Zakelijk adres huren | Ja, met een huurovereenkomst volgens de eisen van de KvK | Huurovereenkomst | Nee |
| Postbus | Nee, alleen als postadres | Niet nodig voor een Nederlandse postbus | Bezoekadres blijft zichtbaar |
Wanneer is een zakelijk adres een slimme keuze?
Een zakelijk adres past goed als u geen eigen kantoor nodig heeft, maar uw bedrijf ook niet op uw woonadres wilt laten staan. Bijvoorbeeld omdat u vaak verhuist, in een huurwoning woont of gewoon geen klanten aan de deur wilt. Bij Zakelijkadres.nl krijgt u een huurovereenkomst die is ingericht volgens de eisen van de KvK. U kunt het adres gebruiken als bezoekadres en als postadres, en u heeft de mogelijkheid om permanent een bureau te gebruiken. Er is een balie die instanties voor u opvangt.
De huurovereenkomst heeft u meestal binnen 24 uur, als u de gevraagde gegevens snel aanlevert. Daarmee geeft u de adreswijziging door in Mijn KVK. Uw post wordt wekelijks gescand en naar uw e-mail gestuurd. Lees meer over een vestigingsadres voor de KvK of bekijk de abonnementen en tarieven.
Vergeet deze instanties niet
De KvK geeft een nieuw bezoekadres door aan de Belastingdienst. Andere organisaties krijgen uw adreswijziging niet automatisch. Wijzigt alleen uw postadres? Dan geeft u dat zelf door aan de Belastingdienst. Pas daarnaast zelf uw adres aan bij uw bank, uw verzekeraar, uw boekhoudpakket en uw belangrijkste klanten en leveranciers. Vergeet ook uw website, uw algemene voorwaarden, uw e-mailhandtekening en uw bedrijfsprofiel in Google niet. Zo komen facturen en brieven meteen op de goede plek aan.
Veelgestelde vragen over adres wijzigen bij de KvK
Kost een adreswijziging bij de KvK geld?
Nee. Een adres wijzigen of toevoegen in Mijn KVK is gratis. U logt in met DigiD en stuurt de wijziging online in.
Moet ik een verhuizing van mijn woonadres ook aan de KvK doorgeven?
Alleen als uw bedrijf op dat woonadres staat ingeschreven. Dan verandert uw bezoekadres ook, en dat geeft u zelf door aan de KvK nadat de gemeente uw nieuwe woonadres heeft verwerkt.
Kan ik een postbus als bedrijfsadres gebruiken?
Nee. Een postbus mag alleen een postadres zijn. Elk bedrijf heeft een bezoekadres nodig dat in de BAG staat, zoals een woonadres, een gehuurde ruimte of een gehuurd zakelijk adres.
Kan ik mijn woonadres afschermen in het Handelsregister?
Bij een eenmanszaak kan dat in Mijn KVK. U moet dan wel een apart postadres opgeven, en dat postadres is openbaar. Het mag dus niet uw woonadres zijn. Bij een bv of vof kan afschermen alleen als er een dreiging is. Wilt u uw woonadres helemaal buiten beeld houden, dan is een ander bezoekadres, zoals een zakelijk adres, vaak de eenvoudigste route.
Mag ik mijn bedrijf ingeschreven houden als ik naar het buitenland verhuis?
Dat hangt af van uw werk in Nederland. Werkt u hier nog af en toe, dan kunt u ingeschreven blijven, maar u heeft wel een Nederlands bezoekadres nodig. Werkt u helemaal niet meer in Nederland, dan schrijft u uw bedrijf meestal uit.
Klaar om uw bedrijfsadres te verhuizen?
Met een vast zakelijk adres hoeft u bij een volgende verhuizing niets meer aan te passen. Bekijk hoe een KvK-vestigingsadres werkt, vergelijk de abonnementen of lees meer over een apart KvK-postadres voor uw zakelijke post.
